Monthly Archives: 5月 2017

Access入門講座(3) テーブルの作成

ファイルを新規作成すると以下のようなテーブルを作る画面が出てきます。ファイルの新規作成方法に関しては、「Access入門(2) Accessの起動」にて説明をしているので、よろしければ、そちらをご参照下さい。

今回サンプル的に作りたいのは顧客管理というテーブルで、以下のようなものです。テーブル内にすでに制作されている「顧客管理」テーブルをダブルクリックするとデータが表示されます。

表示結果は、以下の通りです。excelのように表形式にて表示されます。

上記のような「顧客管理」テーブルを作っていきます。以下の通り、説明を最初のAccessが開いた時の状態に戻します。「テーブル1」で右クリックして「デザインビュー」を選択して下さい。

「名前を付けて保存」というダイアログが表示されますので、テーブル名を「顧客管理」にし「OK」を押します。

すると、「設計モード」で開きます。「設計モード」のことを「デザインビュー」といいます。「デザインビュー」とは、テーブルの内容を定義するモードです。先ほど、テーブル名を「顧客管理」と入力しましたので、当初「テーブル1」と付けられていた名前が「顧客管理」という名前に変更されています。

もう少し「デザインビュー」について、詳細に説明をさせていただきます。完成版の「顧客管理」を右クリックして「デザインビュー」を選ぶと、各項目にどのようなデータを入れるかという型が閲覧できます。

例えば、以下の通りフィールド名というところが「顧客id」の行はデータ型が「数値型」となっています。

データ型の「数値型」とはどういうことでしょうか。説明のためにサンプルシステムの顧客管理をダブルクリックしてデータ閲覧画面に戻ります。そして、例えば顧客id列に、強引にアルファベットを入れようとすると記入できず次にも進めません。(以下のキャプチャ)

何やらエラーが表示されます。その際、表示された文字はちゃんと読むようにしましょう。この説明の部分には理解につながる大きなヒントが隠れています。初学者の方は何やらメッセージが出たからと言って適当にボタンを押す方がいらっしますが、そうすると、データの型が突然「数値型」から「文字型」に変わったりといったトラブルに見舞われます。

「esc」ボタンを押すと、一旦、強引に入力しようとしたアルファベットが消えて再度入力画面に戻ります。

普通に数字を入力すると、以下のように登録できます。

ちなみに、「鉛筆マーク」がついているところが編集中の行であるということを表しています。実際の更新のタイミングは、行を変えたタイミングです。なので、閉じたときには保存は聞いてきません。

Excelの場合は、bookを閉じる時(ファイルを閉じる時)にExcel全体のファイルを保存するか聞いてきます。一方Accessの場合は多人数で使うことを前提にしているので、「行単位」で更新が終わります。なので、ファイルを閉じる時には何も聞いてこないという違いがあります。ここがExcelとAccessの大きな違いです。

フィールドというのは項目名のことです。フィールドに対してどういう内容を入れるか(日付、文字、数値など)ということを、データ型で定義していきます。

再度、説明を戻して、先ほど新規で作った「顧客管理」テーブルに項目を一つだけ作ってみます。フィールド名を「顧客id」にしてデータ型を「数値型」にします。

同様にして、デザインビューで「顧客管理」というテーブルの中に、順次、必要とする項目とその項目のデータ型を定義していきます。

 


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Access入門講座(2) Accessの起動

アクセスの起動の仕方についてご説明します。

デモンストレーションしているパソコンのOSはWindows8です。

まず「Access2016」をクリックします。

以下のように起動するので、「空のデータベース」を押します。

いきなり「作成」を押すと、以下のような名前でデータが保存されてしまいます。

いきなり、作成ボタンを押してしまうと、どのフォルダにどういうファイル名で保存されたかわからなくなってしまうので、明示的に保存場所と保存ファイル名を設定した方がよいでしょう。

保存場所は以下に指し示す場所に作成される。

違う場所に保存したい場合は、以下を選択して保存場所を指定します。

お馴染みのファイル名を作成する画面で、ファイルの場所とファイル名を指定できます。

保存したい場所で「OK」を押して保存します。

そして、「作成」ボタンを押します。

そうするとファイルが作成され、ようやくAccessを編集できるようになります。ちなみに、ファイル名などは以下に表示されます。ファイルがどこに作れられたかわからなくなるという事件が多いので、ご注意を。

 


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Access入門講座(1) アクセス入門講座説明

Access2016の入門講座という事で説明をさせていただければと思います。

Accessになじみのない方からは、Accessは何に使うのかというふうに聞かれることが多いです。Accessは業務システム的なもの、具体的には会社の在庫管理とか出荷の業務、顧客管理などを作るのに非常に適しています。

Excelは多人数で同時にファイルを開くことは、原則、できません。Accessは多人数で使うことを前提にしているので多人数で同時使用が可能です。

例えば、Excelで複数のシートにまたがっているデータを見たり、業務全般を管理するような複雑な作業となるとExcelで管理するには無理が出てきます。そういう時にAccessを使うと非常に便利で良いと思います。

今回はよくある顧客管理のシステムを事例として、Accessの使用方法について複数回にまたがり説明を行っていきたいと思います。今回はAccess入門講座の第1回目として、Accessの全般的な内容についてご説明をしたいと思います。

以下はAccessでフォームを開いた状態です。下図の右側の部分がフォームです。フォームではデータ入力・編集・削除が可能です。「フォーム」ではデータの追加・更新・削除ができます。

「新しいレコード」を押すと次のデータ(新規のデータ)が入力できます。

フォームで入力したものは、下図の「テーブル」というところにデータが蓄積されていきます。下図の右側でテーブルに登録されている値を閲覧できます。テーブルはいわゆるExcelの表形式的のような形で、データを閲覧できます。

 

例えば、登録されているデータに対して登録日で集計したいといった場合には、クエリという機能を使います。

該当するクエリをダブルクリックするとクエリが実行されます。今回の例では、登録日毎で金額の集計を行っています。結果は下図のように表示されます。

クエリというのは登録されたデータに対して並べ替えたりとか集計したりとか検索したりすることができます。テーブルに対して様々な形での「問い合わせ」(データ検索や集計など)が可能となるわけです。

次にレポートについて説明をしたいと思います。

レポートというのはいわゆる印刷分を制作する機能で、具体的には、はがき印刷などの印刷物を出力できます。

Excelはひとつの表ですべての作業を行いますが、Accessではデータの登録画面と実際にデータを蓄積する部分(テーブル)を分けることができます。
具体的にはデータの登録には「フォーム」を使い、データの蓄積には「テーブル」を使います。

テーブルはデータを蓄積すると記載しましたが、厳密にいうとテーブル上でもデータの登録・更新・削除もできます。

ちなみに、「クエリ」の「集計」の表示画面では、入力・更新はできません。

ただし、「クエリ」はすべてが更新できないわけではなく、登録・更新ができるものもあります。

レポートはExcelでいうプレビューモードのような感じで、印刷物をプレビューしたり実際に印刷したりできます。レポート内で印刷物のレイアウト設計ができますので、色々なフォーマットのレポートを作ることができます。

Accessを簡単に説明しますと市販の弥生会計のような業務システムを自前で作っていくというイメージで思ってもらえたらよいと思います。


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詳細は、Access(アクセス)、Excel(エクセル)、WEBサイト製作による小規模システム開発のページをご参考ください。

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