Monthly Archives: 12月 2017

Access入門講座(10) 主キーについて

今回は、テーブル定義の中の主キー項目について説明したいと思います。テーブルをデザインモードで開いた時に赤丸をつけた「鍵」のマークの部分が「主キー」と呼ばれるものです。主キーの設定は主キーとしたい項目を選択しておき、デザインタグの「主キー」を押すと設定できます。

「主キー」とは何かというと、項目の値に同じ値を入力することができない項目のことです。例えば、下図にて顧客IDを主キーに設定していますが、この欄にまだ使用されていない番号「6」を入力すると入力されます。

しかし、既に使用されている「1」を入力しようとすると以下のようなエラーメッセージが表示され、入力できません。

「アクセス」はデータに関しては行ごとに更新されます。例えば「顧客名」の欄に「内藤」と入力するとします。すると、現在編集中であることを示す赤丸で囲んだ「鉛筆マーク」が表示されます。マウスカーソルの行を変更した時点(編集している行とは別の行にカーソルが移った時点)で操作していた行の内容は更新され、「鉛筆マーク」も消えます。

また、行単位で更新をしているため開いていたファイルの右上の「×」マークをクリックしてファイルそのものを終了しようとすると、例えば、Excelなどでしたら、「ファイルを保存しますか」などとメッセージが表示されますが、Accessの場合にはそのようなメッセージは表示されません。

 

Accessを使用するメリットとして複数人で同時使用できるということがあります。エクセルの場合だと管理単位がファイルとなっています。例えば、別のシートを触っていても共通のブック(ファイル)をお互いが触った場合には、どちらが正しいかという問題が発生してきます。そのため、すでに開いているファイルを開こうとすると、「すでにそのファイルは編集中です」といった旨のメッセージが表示され、複数人が同時使用できない仕様となっています。

 

一方、Accessの場合はデータの管理単位が行ごとなので、複数人が同時に同じテーブルを編集していても、編集している行が違う場合には問題がありません。具体的には、Aさんは2行目を編集中で、Bさんは5行目を編集中であるということが全く問題ないわけです。ただし、同じ行を複数人が同時に編集ことはできませんので、他の人が編集中の行を編集しようとすると、「すでにその行は編集中です。」といった旨のメッセージが表示されます。

 

Accessの場合はデータを管理する単位が行となりますので、「行」という単位が重要な意味を持ってきます。それぞれの「行」を特定するために、主キーが使用されます。そのため主キー項目は、原則、データの値をダブって入力することができなくなっています。

 

この主キーという考え方は、Accessに特有なものではなくデータベース全体に共通する考え方です。

 

行を特定するために基本的には主キーは設定してほしいですが、ソフトウェアの技術も上がってきていて、非常に使い勝手を考えた便利なものになってきているので「主キー」を設定しないということも可能になってきています。ただし、基本的にテーブル定義の中で「主キー」は必須になりますで、できる限り「主キー」項目を設定しておいた方がよいでしょう。

 

例えば、下の図のように顧客id項目から主キー設定を削除すると、「1」がダブっている状態でも更新ができます。

また、複数の項目をまとめて「主キー」にすることもできます。
例えば、「顧客ID」と「顧客名」の二つで「主キー」であるという風に設定ができます。

そうすると、「顧客ID」と「顧客名」の二つの項目でダブらなければOKということになります。
例えば、「顧客ID」が同じ「6」でも「顧客名」が違えば更新ができます。

逆に両方の項目が全く同じであると更新はできません。

テーブル設計において、どの項目を主キー項目とするかということは非常に重要です。ぜひ、主キーという項目の概念は理解していただきたいです。

 


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Access入門講座(9) 項目の定義集計型と項目の並び替え

Accessのフィールド定義のデータ型の集計は、項目の演算結果を表示することができます。下図の例ですと、フィールド名「集計」という項目のデータ型を「集計」として、式欄で[限度額]+[貯金]と入力することで、「限度額」と「貯金」項目に入力された値の足し算を表示することができます。

それでは具体的にフィールド定義の行い方について説明したいと思います。まずは、下図の通りフィールド名「貯金」を登録して、データ型を「通貨」にします。

フィールドの登録順を変更したい場合には、行を選択して右クリックして「行の挿入」を選ぶと空白の行が一行上にできます。空白の行に新たなフィールドを登録できます。

 

できた行にフィールド名「集計」と入力し、データ型を「集計」にします。

すると、「式ビルダー」が立ち上がるので、「限度額」と「貯金」を選択してOKとします。

上図のデザインモードを閉じ、左側のテーブル「顧客管理」をクリックするとテーブルが開きます。実際に「限度額」を100、「貯金」を150と入力すると「集計」欄に250が出力されます。

データ編集モードで項目の表示順を変更することができます。例えば、「貯金」の欄を選択してドラッグして、挿入したい場所でドロップすることで項目の場所を入れ替えることができます。


ちなみに、編集モードで表示順を変更しましたが、テーブル「顧客管理」でマウスの右ボタンでデザインビューを選択して、デザインビューの並び順を確認すると、こちらの方の順番は変わっていません。

テーブルの項目の順番はデザインモードおよび通常のテーブルを開いた状態どちらでも自由に変更することができます。

 


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Access入門講座(8) 項目の定義ハイパーリンク型と添付ファイル型の違い

Access入門講座ですが第8回目になりました。前回からの続きでテーブルで定義する項目の型についてご説明をさせていただきます。

今回はハイパーリンク型について説明をします。項目の型として「ハイパーリンク型」を設定するとURLなどを入れることができます。URLをクリックすると対象のページが別ウィンドウで開きます。「テキスト型」でもURLは入力できますが、「ハイパーリンク型」との違いは、データ登録後に項目をクリックすると、対象のURLが開くかどうかの違いです。

また、フォルダのファイルパスを入力しておくと、クリックすると該当するフォルダが開きます。

前回出てきた「OLEオブジェクト型」だと、ワードやPDFなどを項目内に入れることができますが、Accessファイルが重くなるというデメリットがありました。そこで、例えば特定の顧客専用のフォルダを作って、そのフォルダに対してハイパーリンクでリンクを貼っておくと、クリックでそのフォルダに移動することができます。フォルダ内には必要な資料などが入っていてフォルダとして管理できます。こうようにしておくと、添付ファイルをAccessファイル内に蓄積している訳ではありませんのでOLEオブジェクト型のようにAccessのデータ容量を使うこともなく、Accessファイルが重くなることを防ぐことができます。

次に添付ファイル型ですが、言葉通りファイルを添付できます。添付ファイル型にファイルを登録する方法ですが、項目をダブルクリックすると「添付ファイル」のウィンドウが立ち上がり、追加ボタンからファイルを追加し、OKを押すとファイルが挿入されます。

入っているファイル数が表示されます。

OLEオブジェクト型の場合は添付ファイルは1ファイルしか入りませんが、添付ファイル型だと複数ファイルを添付することができます。また、OLEオブジェクト型は添付ファイル型と比べて多くの容量を使用するようです。ですから、ファイルをAccess内に蓄積したいのでしたら、OLEオブジェクト型を使用するよりも、どちらかというと添付ファイル型の方が良いと思われます。

では、OLEオブジェクト型を使用するメリットは全くないのでしょうか。実はそういうわけではありません。

OLE(読み方:オーエルイー)とはobject linking and embeddingの略で、複数のソフトウェアが連携したりデータを共有するための仕組みです。ソフトウェアを連携することによって、Accessのフォーム(画面)を開いたときに対象のデータの中身をAccess上で閲覧することができます。

下図の例ではAccessのテーブルの項目にOLEオブジェクト型として、Excelファイルを登録しました。そのデータをAccessのフォーム(画面)上で表示すると、ExcelファイルがExcelと連携して、Accessのフォーム(画面)上でExcelファイルの中身を直接閲覧できるようになっています。添付ファイル型の場合は、このように閲覧することはできません。

つまり、Accessのフォーム(画面)上にデータを直接に表示したいという場合にはOLEオブジェクト型を使うのが良いかと思いますが、そのような用途がないのでしたら、OLEオブジェクト型は添付ファイル型よりもデータ容量が大きくなるので、添付ファイル型を使用するのが良いと思います。


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Access入門講座(7) 項目の定義YESNO型とOLEオブジェクト型の違い

前回から引続き、Accessのテーブル定義についてご説明をさせていただきます。今回は「Yes/No型」です。

「Yes/No型」を設定すると、下図の通りチェックボックスからチェックを入れられるようになります。言葉通りですが、yesかnoを選択できます。マウスの左クリックを押すとチェックが入りますが、キーボードで操作する場合にはスペースボタンを押すごとにチェックを入れたり外したりすることができます。2択で選択するような項目の場合は、入力も楽なので「Yes/No型」を設定すると便利だと思います。

 

次は「OLEオブジェクト型」です。「OLEオブジェクト型」を設定しておくと添付ファイルのようなものを付けることができます。具体的には、pdfファイルだとか、wordファイル、excelファイルなどファイルであればどのようなものでも添付できます。

 

OLEオブジェクト型に対してデータの登録の仕方は、右クリックをして「オブジェクトの挿入」を選択します。

 

次に「ファイルから」を選択し「参照」ボタンを押して対象になるファイルを選択すると、ファイルが添付されます。

次に登録したファイルの開き方ですが、こちらはおおよそ想像がつくかと思いますが、下図の通りに、項目の箇所でダブルクリックをすると、選択したファイルが起動します。

Accessのファイルはサイズが2Gを超えることができません。ファイルによっては容量が大きいものもあるかと思いますので、「OLEオブジェクト型」を使ってデータを登録しすぎることには注意が必要です。

Accessは他の開発言語に比べるとシステム開発が容易でメンテナンス性、拡張性に優れています。メンテナンス性、拡張性・・・という言葉を使いましたが、一言でいうと、生産性が高いので費用対効果がよいというのが最大の特長です。

その反面、処理スピードが遅いというデメリットがあります。そのため、小規模なシステムを作るのがメインとなります。大企業で使っているような基幹系の販売管理システムなどをAccessで作ることはできません。ただし、近年はPCのスペックが次々に早くなっていますので、中小企業の業務システムであれば、問題なくシステム開発が可能です。つまりは、中小企業の業務システムを制作するには最適なツールであるかと思います。

大企業でも、部署内で使用するシステムであれば問題なく稼働できます。

AccessとExcelを比べるとAccessの方が断然に処理スピードが早いです。excelで業務管理をされていて、業務が煩雑になってきたので、excelでシステムを自動化して欲しいというご要望があります。確かに、集計処理などの1つの処理だけをexcelで自動することは問題ございませんが、業務全体をシームレスにつなぎ、業務を効率化していくには、Excelは不向きです。

なので、Excelでの作業が煩雑になってきたという場合には、Accessを利用されるのがよいかと思います。

Accessのファイルはサイズが2Gを超えることができないという点に関してですが、以前は2Gというファイルサイズが一杯になるという問題よりも、その前に容量増加により処理スピードが遅くなることが問題でした。現在は逆で、きちんとスピード対策を練って作成するとそれなりにデータが入っていても処理スピードが問題になることは少なくなりました。

Accessの活用範囲が広がってきているというわけです。


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