Monthly Archives: 1月 2018

Access入門講座(12) フォームの使い方

1.フォームとテーブルについて
今回はフォームについてご説明をさせていただきます。「フォーム」はデータを入力、変更、削除、照会ができるような画面を作る機能です。

以下はテーブルを開いたところです。テーブルでもデータを直接に入力、変更、削除、照会が可能ですが、テーブルは下図のようなexcelのような表形式で上部のような画面を制作することはできません。ちなみに上部のフォームで制作した画面でデータを入力すると、下図のテーブルにデータが更新されます。要するに、データを入力したり編集したりするのがフォームで、データが蓄積されるのがテーブルです。フォームとテーブルを分けて作れるということが画期的だと思いませんか?

2.テーブルでデータを登録する
下図の通りテーブルの下の部分をみて下さい。今、データは7件あるということが表示されています。テーブルの行にフォーカスが当たっている箇所は、テーブルの全データ件数7件中の1件目にフォーカスが当たっていることを示しています。

下図の一番下のまるで囲った部分の矢印を押すとフォーカスがあたっている行からその下の行へカーソルが移動します。

反対の矢印キーを押すと、一つ上に戻ります。

また、データを入力する際にエクセルだと行と行の間に新たな行を挿入することができます。しかし、Accessの場合はそれが出来ません。その代わり、下図のように「新しいレコード」を選択すると、入力カーソルが一番下(「*」がついている行)に移動します。結局、行と行の間に新しい行は作成できませんが、一番下の行に新しい行を登録することができます。

Accessの場合、Excelと違って入力する際の行の並びにはあまり意味がありません。また、複数人で同時使用できますが、さすがに、同じ行を同時に更新することは出来ません。Excelの場合は1つのファイル毎で原則、同時に開いて同時に更新することが出来ません。そのような意味で考えるとAccessの1行がExcelの1ファイルになるようなイメージになるでしょうか。

先ほどの説明通りAccessでは、テーブル上で新規の行を作成するには最下部の部分でデータを入力できます。ではExcelのように行と行の間に新しい行を追加するにはどのようにしたら良いでしょうか?

Accessでは行の並び替えが自由に設定できます。つまり、並び替え方次第で、希望の場所に表示できるようになるわけです。具体的には、「ID」や「顧客名」などで並び替えるというような使い方になります。Excelのように、「表」という形式で「何行目に入った」というではなく、そもそも入力した行にはあまり意味がなく、むしろ、自由に順番を並べ替えて表記することが可能なわけです。ただし、どの項目で並び替えるかということを強く意識しないといけません。

 

3.フォームの使い方

顧客管理のフォームも最下部の矢印を押すたびに次のデータが表示されるようになります。

データを新規で入力したいときには、最下部の「新しいレコード(新しい行。「*」がついているところ)」を押します。

データ編集時には、下図の通り丸部分に鉛筆マークが出てきます。これが編集中であるマークです。マークがついている内は厳密にはデータが確定していません。次のレコード(行)に表示を切り替えると登録が完了します。

また、「顧客名」項目で右クリックから「指定の値を含む」を選択し「内」で検索をかけると、フィルタが適用され、1行目の「内藤」が抽出されます。



さらに、「指定の値を含む」で、「田」と打つと該当のデータが検索されます。

「田」を含むデータが3件あるので、下図では「1/3」と表示されます。

 


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Access入門講座(11) テーブルの活用 ~項目の抽出と並替え~

1.Access全体構成のおさらい
Accessは、大きくはテーブルとクエリとフォームとレポートで構成されています。実際は「マクロ」や「VBA」といったものもあります。「マクロ」は個人的にはあまり使い勝手が良くないという印象を持っています。もう少し上級者になってくるといわゆる「VBA」というもので、プログラムを利用するようになります。

 

マクロというのはプログラム(VBA)の簡易版という感じです。なので、プログラムができる人にとってはマクロは使う必要性をあまり感じません。ですので、個人的にはほとんど使いません。実際にシステムを作る際には処理はVBAを使ってプログラミングをします。

 

ところが、プログラムを全く経験したことがない人にとっては、VBAとかプログラムというのは敷居が高いと感じるかと思います。そのような人がAccessでちょっとした処理を作ろうとした際には、マクロは有効かもしれません。Accessはソフトウェア開発の入門者にもやさしいソフトウェアなので、そのような方にとっては有効な機能です。

 

しかし、Accessを使いこなそうとすると、マクロでは限界が出てきます。その際には、VBAを学ばなくてはならなくなります。そうすると、上級者になるためには、一度マクロを勉強しても、結局はVBAも勉強しなければならなくなります。それなら、初めからVBAを勉強した方が上級者になるには近道かと思います。

 

そもそもAccessはデータベースというジャンルのソフトウェアです。そのため、他のデータベースを学んだ人なら、Accessは数日でマスター可能です。しかし、データベースを学んだことがない人は、Accessを使いこなすのに苦労しているようです。

 

Accessを開発した方にとっては、いかに初心者に使ってもらうかということを念頭においてソフトウェアを開発したのだと思います。その場合、プログラムやデータベースの知識がなくても、ソフトウェアを使いこなせると画期的です。そのため、プログラム(VBA)に代わるものとして、「マクロ」というものを作ったのだと思います。

 

本講座ではマクロにはほとんど触れません。基本的にテーブル、クエリ、フォーム、レポートのあたりができれば初級者レベルとなります。中級レベル以上を目指される方は、さらに、VBAを勉強するとよいでしょう。

2.テーブルをいかに活用するか
さて、そろそろ本題に戻りたいと思います。今回のテーマは、テーブルを活用するということです。フォームという画面を作成するツールがあるのでフォームからデータを入力をしたいと思うかもしれません。

 

しかし、下図のようにテーブルにもデータを直接入力できます。下の例では「顧客管理」テーブルを開いて直接データを入力しています。

 

ですので、フォームを作らずにテーブルだけを作ってそこにデータを入力しても全然問題はありません。実際にそういう形で運用をされている企業様を見たことがあります。「簡単に使う」という意味では良いのではないかと思います。テーブルだけを作って入力するだけなら、Excelにべた入力しているのと変わらないと感じる方も多いでしょう。

どういうメリットがあるのかというと、Excelだと複数人では利用できません。しかし、Accessだと複数人で同時にファイルを開いても問題ありません。

また、Accessのテーブルでも、下図のように「指定の値を含む」を選択し、例えば「内」と入力すると検索ができます。


 

また、「限度額」の並びを大きい方から並び替えることもできます。

 

「並び替えの解除」をクリックすると、元の並びに戻ります。

 

3.おわりに
Accessをじっくり勉強するなら、「VBA」を覚えてプログラムが出来るようになると良いです。しかし、「Accessをマスターしない内には活用しない。」としてしまうと随分と時間がかかってしまいます。そこで、今、知っている知識をフル活用して業務に活かしていくという考え方も重要でしょう。その場合、フォームなどを使用せず、テーブルだけでも「▼ボタン」を押してデータを並べ替えたり、データを検索することが可能ですし、多人数で同時アクセスが可能です。

実際に使っていく内に課題も見えてきますし、課題が出てきたらその都度、解決を試みるといった試行錯誤的に進めていくことでもAccessは上達していくでしょう。まずは、実践あるのみです。