Access入門講座(1) アクセス入門講座説明

Access2016の入門講座という事で説明をさせていただければと思います。

Accessになじみのない方からは、Accessは何に使うのかというふうに聞かれることが多いです。Accessは業務システム的なもの、具体的には会社の在庫管理とか出荷の業務、顧客管理などを作るのに非常に適しています。

Excelは多人数で同時にファイルを開くことは、原則、できません。Accessは多人数で使うことを前提にしているので多人数で同時使用が可能です。

例えば、Excelで複数のシートにまたがっているデータを見たり、業務全般を管理するような複雑な作業となるとExcelで管理するには無理が出てきます。そういう時にAccessを使うと非常に便利で良いと思います。

今回はよくある顧客管理のシステムを事例として、Accessの使用方法について複数回にまたがり説明を行っていきたいと思います。今回はAccess入門講座の第1回目として、Accessの全般的な内容についてご説明をしたいと思います。

以下はAccessでフォームを開いた状態です。下図の右側の部分がフォームです。フォームではデータ入力・編集・削除が可能です。「フォーム」ではデータの追加・更新・削除ができます。

「新しいレコード」を押すと次のデータ(新規のデータ)が入力できます。

フォームで入力したものは、下図の「テーブル」というところにデータが蓄積されていきます。下図の右側でテーブルに登録されている値を閲覧できます。テーブルはいわゆるExcelの表形式的のような形で、データを閲覧できます。

 

例えば、登録されているデータに対して登録日で集計したいといった場合には、クエリという機能を使います。

該当するクエリをダブルクリックするとクエリが実行されます。今回の例では、登録日毎で金額の集計を行っています。結果は下図のように表示されます。

クエリというのは登録されたデータに対して並べ替えたりとか集計したりとか検索したりすることができます。テーブルに対して様々な形での「問い合わせ」(データ検索や集計など)が可能となるわけです。

次にレポートについて説明をしたいと思います。

レポートというのはいわゆる印刷分を制作する機能で、具体的には、はがき印刷などの印刷物を出力できます。

Excelはひとつの表ですべての作業を行いますが、Accessではデータの登録画面と実際にデータを蓄積する部分(テーブル)を分けることができます。
具体的にはデータの登録には「フォーム」を使い、データの蓄積には「テーブル」を使います。

テーブルはデータを蓄積すると記載しましたが、厳密にいうとテーブル上でもデータの登録・更新・削除もできます。

ちなみに、「クエリ」の「集計」の表示画面では、入力・更新はできません。

ただし、「クエリ」はすべてが更新できないわけではなく、登録・更新ができるものもあります。

レポートはExcelでいうプレビューモードのような感じで、印刷物をプレビューしたり実際に印刷したりできます。レポート内で印刷物のレイアウト設計ができますので、色々なフォーマットのレポートを作ることができます。

Accessを簡単に説明しますと市販の弥生会計のような業務システムを自前で作っていくというイメージで思ってもらえたらよいと思います。


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