Access入門講座(4) テーブルの項目定義とaccessをマスターするコツ

各項目のデータ型について説明します。前回の「Access入門(3) テーブルの作成」では、データ型を「数値型」として定義しました。今回は数値型のさらに細かい設定であるデータフィールドについてご説明をさせていただきます。下部の数値型の「フィールドのプロパティ」をご覧ください。
「フィールドサイズ」を選択すると、プルダウンでいろいろ選べるようになっています。

以下の数値フィールドサイズについては、マイクロソフトのサイトで詳細な情報を確認できます。

バイト型は0~255の範囲の数値を入力できます。つまり、バイト型にデータを設定してしまうと、266という数値や、-1といった負の数値などは0~255の範囲外となるため登録できません。

つまり、データ型で「数値型」と選択し、より細かい情報はフィールドサイズという個所で数値サイズを定義します。

デフォルトでは「長整数型」になっています。デフォルトとは、初期値のことで明示的にフィールドサイズを選択しなかった場合に選択させる値のことを示しています。

長整数型の場合は、-2,147,483,648~+2,147,483,647の範囲で定義できます。バイト型に選択すると、ちょっと大きい数値は入力できないので、バイト型を選択する時はよく考えて選択する必要があります。ところが、長整数の場合には、21億などかなり大きな数値が入力できるので安心です。しかし、例えばそれなりに大きな会社だと、売上は21億以上あるわけで、やはり、注意しておかないと、入力した際にエラーとなってしまいます。

「整数型」になっている場合は、-32768~32767の整数が入力できる範囲になっております。32767ぐらいの数値だとさほど大きい数値ではないので、例えば、伝票NOという項目に数値型を定義している場合、システムを数年使っていると伝票NOが32767を超えてしまい、数年たってからエラーになるといったミスがたまにあります。そういう意味では、デフォルト値である「長整数型」を選んでおくと問題ない場合が多いです。

では何故「バイト型」や「整数型」があるのかというと、アクセスとエクセルで考え方が大きく違うためです。エクセルは表計算のソフトであり、アクセスはデータベースというジャンルのソフトです。
データベースというのはデータを整理するためのものですが、基本的にはデータが大量に入っているということが前提になります。データが大量に入っているという事はデータの検索などをする際「早く検索できる」などの仕組みを持たせる必要が出てきます。

アクセスのプログラムを組むときに、1つの項目に対してどのくらいのサイズが必要になるのかは、データ型で決まります。
その際「長整数型」だと大きな範囲を含んでいるから良いと考えるのは表面的で、例えば実際は0~100程度しか使わない場合、長整数型だと無駄な容量をとることになります。ですから、できるだけ余分な容量はなくした方が検索も早くなるし不要な容量も使わなくて済みます。

よくアクセスはマスターしにくいという話がありますが、そのひとつの理由はアクセスが「データベース」のソフトであるためです。アクセスの表面的な操作方法を覚えることができても、「データベース」がどういうものであるのかをある程度理解できないとうまく設計ができないということになります。そのためアクセスをマスターするにはデータベースの本質を勉強する必要があります。エクセルやワードの場合は単純にそのソフトの操作方法を勉強すればよいですが、アクセスの場合はデータベースの本質を理解できないと上手く使いこなすことができないという事になります。逆に、データベースの本質をしっているシステムエンジニアが「道具」としてアクセスを使用する場合はすぐに使いこなすことができます。

では、具体的にデータベースをどうやって勉強するかというと、例えば「基本情報技術者試験」についての勉強をするという方法が考えられます。
「基本情報技術者試験」はシステムエンジニア養成のための国家試験で、コンピュータの専門学校などでは必須の科目としてカリキュラムに組み込まれています。


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