Access入門講座(8) 項目の定義ハイパーリンク型と添付ファイル型の違い

Access入門講座ですが第8回目になりました。前回からの続きでテーブルで定義する項目の型についてご説明をさせていただきます。

今回はハイパーリンク型について説明をします。項目の型として「ハイパーリンク型」を設定するとURLなどを入れることができます。URLをクリックすると対象のページが別ウィンドウで開きます。「テキスト型」でもURLは入力できますが、「ハイパーリンク型」との違いは、データ登録後に項目をクリックすると、対象のURLが開くかどうかの違いです。

また、フォルダのファイルパスを入力しておくと、クリックすると該当するフォルダが開きます。

前回出てきた「OLEオブジェクト型」だと、ワードやPDFなどを項目内に入れることができますが、Accessファイルが重くなるというデメリットがありました。そこで、例えば特定の顧客専用のフォルダを作って、そのフォルダに対してハイパーリンクでリンクを貼っておくと、クリックでそのフォルダに移動することができます。フォルダ内には必要な資料などが入っていてフォルダとして管理できます。こうようにしておくと、添付ファイルをAccessファイル内に蓄積している訳ではありませんのでOLEオブジェクト型のようにAccessのデータ容量を使うこともなく、Accessファイルが重くなることを防ぐことができます。

次に添付ファイル型ですが、言葉通りファイルを添付できます。添付ファイル型にファイルを登録する方法ですが、項目をダブルクリックすると「添付ファイル」のウィンドウが立ち上がり、追加ボタンからファイルを追加し、OKを押すとファイルが挿入されます。

入っているファイル数が表示されます。

OLEオブジェクト型の場合は添付ファイルは1ファイルしか入りませんが、添付ファイル型だと複数ファイルを添付することができます。また、OLEオブジェクト型は添付ファイル型と比べて多くの容量を使用するようです。ですから、ファイルをAccess内に蓄積したいのでしたら、OLEオブジェクト型を使用するよりも、どちらかというと添付ファイル型の方が良いと思われます。

では、OLEオブジェクト型を使用するメリットは全くないのでしょうか。実はそういうわけではありません。

OLE(読み方:オーエルイー)とはobject linking and embeddingの略で、複数のソフトウェアが連携したりデータを共有するための仕組みです。ソフトウェアを連携することによって、Accessのフォーム(画面)を開いたときに対象のデータの中身をAccess上で閲覧することができます。

下図の例ではAccessのテーブルの項目にOLEオブジェクト型として、Excelファイルを登録しました。そのデータをAccessのフォーム(画面)上で表示すると、ExcelファイルがExcelと連携して、Accessのフォーム(画面)上でExcelファイルの中身を直接閲覧できるようになっています。添付ファイル型の場合は、このように閲覧することはできません。

つまり、Accessのフォーム(画面)上にデータを直接に表示したいという場合にはOLEオブジェクト型を使うのが良いかと思いますが、そのような用途がないのでしたら、OLEオブジェクト型は添付ファイル型よりもデータ容量が大きくなるので、添付ファイル型を使用するのが良いと思います。


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