Access入門講座(11) テーブルの活用 ~項目の抽出と並替え~

1.Access全体構成のおさらい
Accessは、大きくはテーブルとクエリとフォームとレポートで構成されています。実際は「マクロ」や「VBA」といったものもあります。「マクロ」は個人的にはあまり使い勝手が良くないという印象を持っています。もう少し上級者になってくるといわゆる「VBA」というもので、プログラムを利用するようになります。

 

マクロというのはプログラム(VBA)の簡易版という感じです。なので、プログラムができる人にとってはマクロは使う必要性をあまり感じません。ですので、個人的にはほとんど使いません。実際にシステムを作る際には処理はVBAを使ってプログラミングをします。

 

ところが、プログラムを全く経験したことがない人にとっては、VBAとかプログラムというのは敷居が高いと感じるかと思います。そのような人がAccessでちょっとした処理を作ろうとした際には、マクロは有効かもしれません。Accessはソフトウェア開発の入門者にもやさしいソフトウェアなので、そのような方にとっては有効な機能です。

 

しかし、Accessを使いこなそうとすると、マクロでは限界が出てきます。その際には、VBAを学ばなくてはならなくなります。そうすると、上級者になるためには、一度マクロを勉強しても、結局はVBAも勉強しなければならなくなります。それなら、初めからVBAを勉強した方が上級者になるには近道かと思います。

 

そもそもAccessはデータベースというジャンルのソフトウェアです。そのため、他のデータベースを学んだ人なら、Accessは数日でマスター可能です。しかし、データベースを学んだことがない人は、Accessを使いこなすのに苦労しているようです。

 

Accessを開発した方にとっては、いかに初心者に使ってもらうかということを念頭においてソフトウェアを開発したのだと思います。その場合、プログラムやデータベースの知識がなくても、ソフトウェアを使いこなせると画期的です。そのため、プログラム(VBA)に代わるものとして、「マクロ」というものを作ったのだと思います。

 

本講座ではマクロにはほとんど触れません。基本的にテーブル、クエリ、フォーム、レポートのあたりができれば初級者レベルとなります。中級レベル以上を目指される方は、さらに、VBAを勉強するとよいでしょう。

2.テーブルをいかに活用するか
さて、そろそろ本題に戻りたいと思います。今回のテーマは、テーブルを活用するということです。フォームという画面を作成するツールがあるのでフォームからデータを入力をしたいと思うかもしれません。

 

しかし、下図のようにテーブルにもデータを直接入力できます。下の例では「顧客管理」テーブルを開いて直接データを入力しています。

 

ですので、フォームを作らずにテーブルだけを作ってそこにデータを入力しても全然問題はありません。実際にそういう形で運用をされている企業様を見たことがあります。「簡単に使う」という意味では良いのではないかと思います。テーブルだけを作って入力するだけなら、Excelにべた入力しているのと変わらないと感じる方も多いでしょう。

どういうメリットがあるのかというと、Excelだと複数人では利用できません。しかし、Accessだと複数人で同時にファイルを開いても問題ありません。

また、Accessのテーブルでも、下図のように「指定の値を含む」を選択し、例えば「内」と入力すると検索ができます。


 

また、「限度額」の並びを大きい方から並び替えることもできます。

 

「並び替えの解除」をクリックすると、元の並びに戻ります。

 

3.おわりに
Accessをじっくり勉強するなら、「VBA」を覚えてプログラムが出来るようになると良いです。しかし、「Accessをマスターしない内には活用しない。」としてしまうと随分と時間がかかってしまいます。そこで、今、知っている知識をフル活用して業務に活かしていくという考え方も重要でしょう。その場合、フォームなどを使用せず、テーブルだけでも「▼ボタン」を押してデータを並べ替えたり、データを検索することが可能ですし、多人数で同時アクセスが可能です。

実際に使っていく内に課題も見えてきますし、課題が出てきたらその都度、解決を試みるといった試行錯誤的に進めていくことでもAccessは上達していくでしょう。まずは、実践あるのみです。