Access入門講座(12) フォームの使い方

1.フォームとテーブルについて
今回はフォームについてご説明をさせていただきます。「フォーム」はデータを入力、変更、削除、照会ができるような画面を作る機能です。

以下はテーブルを開いたところです。テーブルでもデータを直接に入力、変更、削除、照会が可能ですが、テーブルは下図のようなexcelのような表形式で上部のような画面を制作することはできません。ちなみに上部のフォームで制作した画面でデータを入力すると、下図のテーブルにデータが更新されます。要するに、データを入力したり編集したりするのがフォームで、データが蓄積されるのがテーブルです。フォームとテーブルを分けて作れるということが画期的だと思いませんか?

2.テーブルでデータを登録する
下図の通りテーブルの下の部分をみて下さい。今、データは7件あるということが表示されています。テーブルの行にフォーカスが当たっている箇所は、テーブルの全データ件数7件中の1件目にフォーカスが当たっていることを示しています。

下図の一番下のまるで囲った部分の矢印を押すとフォーカスがあたっている行からその下の行へカーソルが移動します。

反対の矢印キーを押すと、一つ上に戻ります。

また、データを入力する際にエクセルだと行と行の間に新たな行を挿入することができます。しかし、Accessの場合はそれが出来ません。その代わり、下図のように「新しいレコード」を選択すると、入力カーソルが一番下(「*」がついている行)に移動します。結局、行と行の間に新しい行は作成できませんが、一番下の行に新しい行を登録することができます。

Accessの場合、Excelと違って入力する際の行の並びにはあまり意味がありません。また、複数人で同時使用できますが、さすがに、同じ行を同時に更新することは出来ません。Excelの場合は1つのファイル毎で原則、同時に開いて同時に更新することが出来ません。そのような意味で考えるとAccessの1行がExcelの1ファイルになるようなイメージになるでしょうか。

先ほどの説明通りAccessでは、テーブル上で新規の行を作成するには最下部の部分でデータを入力できます。ではExcelのように行と行の間に新しい行を追加するにはどのようにしたら良いでしょうか?

Accessでは行の並び替えが自由に設定できます。つまり、並び替え方次第で、希望の場所に表示できるようになるわけです。具体的には、「ID」や「顧客名」などで並び替えるというような使い方になります。Excelのように、「表」という形式で「何行目に入った」というではなく、そもそも入力した行にはあまり意味がなく、むしろ、自由に順番を並べ替えて表記することが可能なわけです。ただし、どの項目で並び替えるかということを強く意識しないといけません。

 

3.フォームの使い方

顧客管理のフォームも最下部の矢印を押すたびに次のデータが表示されるようになります。

データを新規で入力したいときには、最下部の「新しいレコード(新しい行。「*」がついているところ)」を押します。

データ編集時には、下図の通り丸部分に鉛筆マークが出てきます。これが編集中であるマークです。マークがついている内は厳密にはデータが確定していません。次のレコード(行)に表示を切り替えると登録が完了します。

また、「顧客名」項目で右クリックから「指定の値を含む」を選択し「内」で検索をかけると、フィルタが適用され、1行目の「内藤」が抽出されます。



さらに、「指定の値を含む」で、「田」と打つと該当のデータが検索されます。

「田」を含むデータが3件あるので、下図では「1/3」と表示されます。

 


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