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今回は前回に引き続き、Accessのレポートについて説明をします。前回まではレポートのウィザードを使ってレポートを作成する方法について説明をしました。
前回まではハガキの表面印刷をウィザードで作成する方法について説明をしました。Accessのレポートでは下図の通り、伝票ウィザードとはがきウィザードがあります。
はがきウィザードでは、以下の内容に対応することが可能です。
年賀はがき、普通はがき、エコーはがき、かもめ～る、さくらめ～る、往復はがき、私製はがき
また、伝票ウィザードでは、以下の内容に対応することが可能です。
佐川急便伝票、納品書、売上伝票、請求書、仕切り書、物品受領書、ヤマト郵便伝票、ゆうパック伝票、日本通運ペリカン便伝票
会社として対外的に提出する伝票類はそれなりに体裁が整っていた方がよいかと思います。そのような場合には、伝票ウィザードを使用した場合には自身でフォーマットのデザインを考える必要がないので、非常に便利かと思います。
今回はウィザードを使用しないで、レポートを作成する手順について説明をします。今後の説明では、下図の通り登録日毎リストを作成します。
今回は、その第１回目としてレポートの表示方法について説明を行います。レポートの表示方法としては、レポートビュー、レイアウトビュー、デザインビュー、印刷プレビューの４つがあります。今回の内容は以下の通りです。
１）レポートビューとレポート内容の説明
２）レイアウトビュー
３）印刷プレビュー
４）デザインビュー
１）レポートビューとレポート内容の説明
左側のレポートセクションの登録日毎集計表をダブルクリックで開くと「レポートビュー」モードでレポートが開きます。レポートビューにて実際にどのような内容が印刷をされるのかは分かりますが、厳密には印刷が行われた際の出力内容と若干異なりますので、注意が必要です。
本レポートでは登録日毎に内容をまとめてリストを出力します。最上部は登録日ブランクのデータをリスト化していますが、中段は登録日が2017/02/01のデータをリスト化しています。また、下段は、登録日が2017/02/03のデータをリスト化しています。
各段には登録日に紐づく明細と登録日毎合計という項目でグループ毎の合計も求めています。さらに、レポートの最下段には下図の通り全体のトータル合計が表示されています。
データがサンプルのデータですのでイメージがわきにくいかもしれませんが、このような管理帳票はよく見かけます。例えば、支店毎に売上をリスト化したり、商品毎や担当者毎に売上をまとめたりといった具合です。
各段の明細と各段の合計である登録日毎合計の右側が少しずれていて体裁が悪いので、レイアウトを組みなおせばもう少し見栄えがするレポートが表示できるようになると思います。
２）レイアウトビュー
下図の通りレポートが表示されている部分でマウスの右クリックで「レイアウトビュー」を選択するとレイアウトを見ながらデザインを修正することが可能です。
登録日毎合計項目の右側がずれているので修正を行います。下図の通りに修正を行いたい項目を選択し右側の枠線をドラッグしてもう少し左に寄せてドロップすると枠線の右側を揃える事が可能です。
このようにレイアウトビューでは、実際に印刷がされるイメージを見ながらレポートの体裁を整える事が可能です。
３）印刷プレビュー
実際の印刷をした際のレイアウトは、下図の通りレポートが表示されている部分でマウスの右クリックで「印刷プレビュー」で確認が出来ます。
印刷プレビューでレポートを閲覧すると、下図の通り登録日毎で改ページを行っています。このようにすると随分と見やすくなったのではないでしょうか。
登録日毎で改ページを行っている部分に関しては、レポートビューでは表現されていません。
４）デザインビュー
デザインビューを選択すると下図のようになりレポートの設計情報を修正することができます。
デザインビューではレポートの設計情報を修正することができますから、当然、レポートのレイアウトも修正可能です。そのため、必ずしもレイアウトビューを使ってレイアウトを修正する必要はなく、本モードにて修正することも可能です。
実際、私はレポートのレイアウト調整などはほとんどデザインビューを使って行っています。しかし、デザインビューでは項目が揃っていないなどということは判断しにくいです。そのような場合にレイアウトビューを使用すると便利かと思います。
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