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今回は、レポートの作成の仕方について説明をします。
本稿では、以下の内容について解説を行っております。
１）レポート機能とは
２）Accessの４つの機能
３）レポートの作成方法
１）レポート機能とは
レポート機能とは、印刷機能の事です。下図は、左側のナビゲーションウィンドウでレポート欄の「顧客はがき」をダブルクリックにて実行したものです。これは、顧客管理テーブルの情報を使ってハガキの表面を印刷する機能です。
２）Accessの４つの機能
Accessは大きくは４つの機能から成り立っています。下図の通り、左側をみると上から順にテーブル、クエリ、フォーム、レポートとなっています。
テーブルはデータを蓄積する機能で、表のイメージでデータを作成できます。クエリはテーブルに登録されたデータを抽出したり、並び換えたり、集計したりできます。フォームは、登録画面や照会画面を作成することができます。レポートは登録されたデータを印刷することができます。
ポイントは、それらの機能を連携して使用することができるという点です。例えば、Excelでデータを管理する場合には、１つの表を作成するだけなら非常に早く作成できますが、業務というのは種々のデータが連携していることが多いかと思います。
そのような種々のデータを連携させる場合に、Excelの場合にはデータをコピーして貼り付けるなどの作業を行う事が多いではないでしょうか。しかし、Accessの場合にはそのようなデータ連携がとても行いやすいのが特徴です。
その他の機能としては、マクロ、VBAなどがあります。マクロやVBAは処理を記載できる機能です。私の個人的な感想ですが処理を記載する場合にはVBAというプログラムで記載した方が分かりやすいので、マクロ機能はあまり使用しないということが多いです。
３）レポートの作成方法
レポートの作成方法について説明をします。下図の通り、左上の作成タグを選択すると右上に、「レポートデザイン」・・・などが並んでいるのが分かります。今回はハガキの表面を作成しますので、下図の右上の通り、「はがきウィザード」を選択します。
作成タグをみると、テーブル、クエリ、フォーム、レポートとAccessの大きな機能はここから作成できることが確認できます。
はがきウィザードでは、下図の通りはがきのテンプレートが選択できます。今回は、「普通はがき」を選択して下の「次へ」ボタンを押します。
会社では、顧客の管理をする必要があるかと思います。本Accessの通り、顧客管理のテーブルを作成しておき、そこから各種の挨拶文等を出力できます。
次に本レポートをどのテーブルやクエリから出力するかを選択することができます。
今回のはがきは、下図の「顧客管理」テーブルの「DM」項目にチェックが付いた顧客にだけはがきを発送することにします。
この場合、上図のはがきウィザードで「顧客管理」テーブルを選択すると、「顧客管理」テーブルに登録されている全員にはがきを出すことになってしまいます。「DM」項目にチェックが付いた顧客だけにはがきを出すには、「DM」項目にチェックが付いた顧客だけを抽出するクエリを作成し、そのクエリとレポートを結び付ける必要があります。
下図の通り、「顧客管理DM送付先」クエリを作成します。「顧客管理DM送付先」クエリをダブルクリックするとクエリが実行され、右側に結果が表示されます。「DM」項目にチェックが付いた行のみが選択されているのが分かります。
「顧客管理DM送付先」クエリの設計情報を確認します。下図の左側のナビゲーションウィンドウの「顧客管理DM送付先」クエリを選択し、マウスの右クリックでメニューを表示し、「デザインビュー」を選択します。下図は、「顧客管理DM送付先」クエリのデザインビューを表示したところです。下中央部分で「DM」項目の抽出条件欄に「True」がセットされています。これで、「顧客管理」テーブルから「DM」項目にチェックが付いた行のみが選択されます。
はがきウィザードの内容に戻ります。下図の通り、レポートで使用するテーブルないしレポートが選択できます。今回は、「顧客管理DM送付先」クエリを選択します。
次にどの項目をどこに表示するかを選択していきます。下図のIDが「1」の項目でレポートフィールドが「宛先郵便番号」欄は、左のはがきデザイン上では(1)の部分の郵便番号を表示する部分に該当しています。選択フィールドでは「顧客管理DM送付先」クエリに属するどの項目をセットするかを選択します。
ここでは、「郵便番号」項目を選択します。
下図の通りに、「顧客管理DM送付先」クエリから各項目をセットしました。「顧客管理」テーブル上では会社名や部署項目はありませんから、ID「６」、レポートフィールド「宛先会社名」欄や、ID「７」、レポートフィールド「宛先部署名」欄等はブランクにします。必ずしもすべての項目を割り当てる必要はありません。
発送元は固定でよいので、下図の通りに必要事項を入力します。入力した文字がどの部分に表示されるかを矢印にて示しています。
上図の右上に「テーブルまたはクエリを使用する」という欄がありますが、ここにチェックを入れると発送元もテーブルまたはクエリのデータを利用することが可能です。
上図で「次へ」ボタンを押します。
下図で、レポートのフォント等を選択します。適切な内容を選択して「次へ」ボタンを押します。
下図の通り、上段に「詳細レコードの並び替え順序および集計方法を指定してください。」と記載されています。さらにその下には、「並び替え順序を設定できるフィールドは４つまでです。それぞれに昇順または降順を指定できます。」と記載されています。
記載されている文章を読むと理解ができるかと思いますが、ここでは印刷順を設定できます。例えば、「顧客管理DM送付先.顧客名」順に出力することが可能です。ウィザードのメッセージの内容をしっかり読むと概ね、どのような処理が行われるかが想像できるかと思います。
下図の通り、レポート名を入力して「完了」ボタンでウィザードを終了します。
下図の通り、レポートを実行しました。ハガキを印刷するには、下図の通り用紙サイズで「ハガキ」を選択する必要があります。
以上、顧客管理テーブルからハガキ印刷を行うため、該当するデータを抽出するクエリを作成し、そのクエリより、レポートウィザードを利用してハガキの表面を作成しました。
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