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今回も前回に引き続き、レポートデザインを使ってレポートを作成していく方法について説明をします。今回はグループ毎に集計をする方法について説明をします。
下図は完成図です。こちらはレポートビューにて表示を行ったところです。タイトルに「登録日毎リスト」と記載していますが、タイトル通り登録日毎にデータを集計しています。
上図において、最上段の登録日はブランクになっていますが、これは登録日をブランクでまとめていることを意味しています。
印刷プレビューで確認すると下図のようになります。登録日毎に改ページを行っております。
レイアウトビューに関しては、レポートのレイアウトのみを示していて、実際の印刷時の配置とは異なります。
このようなグループ毎にレポートを出力するケースは結構多いと思います。例えば、営業部署毎に受注案件を出力したり、担当者毎に売上データを出力したり、商品毎に売上リストを出力したりといったケースです。
下図は、これまでの説明で作成したレポートです。内容としては、タイトルがあり出力データが表形式で表示されます。実際の作成方法などについて知りたい方はこれまでの内容をご参照下さい。このレポートに対してグループ毎でリストを出力する機能を追加します。グループ毎にリストを出力するためには下部の「グループの追加」を押します。
すると、下図の通り集計項目を選択できる画面が表示されます。ここで、選択できる項目はレポートのレコードソースにて選択されているテーブルないしクエリに属する項目が対象となります。
登録日を選択すると下図のようになります。
上図の矢印の部分は
グループ化：登録日 昇順 四半期 その他
と記載されています。
昇順とは、小さい値順に出力するということを表しています。日付にとって小さい値順とは過去のデータから未来の日付に向かって並べることを意味しています。
昇順の横にある矢印ボタンを押すと、降順も選択できます。降順とは昇順の逆で大きい値順にデータを並べることです。
グループの追加で登録日を追加すると、下図の通り、登録日 ヘッダー エリアが表示されます。この部分は、登録日の値が変わるタイミングで出力されるエリアです。
今回のレポートですと、登録日の値が変わる度に登録日を出力しています。そこで、登録日ヘッダーに登録日を追加します。
下図の通り、「デザイン」タブで「既存のフィールドの追加」を選択し、「登録日」をドラッグ＆ドロップで登録日ヘッダーに追加します。
下図は、登録日を追加した図です。この状態でレポートがどのように表示されるかを確認します。
下図は、レポートビューで表示したところです。登録日項目の高さが随分と高く見た目が悪いのと、顧客名、住所などの項目名が登録日の上部に表示されています。
デザインビューで内容を確認します。下図の通り、現在は各項目のラベルがページヘッダーのエリアに配置されています。ページヘッダーは、ページ毎の上部に表示されるエリアです。今回は、これらのラベルを登録日ヘッダーのエリアに配置するとよいです。
下図は、項目ラベルをページヘッダーから登録日ヘッダーに移し、登録日ヘッダーの高さを小さくしたところです。
項目ラベル全体を移すので、マウスのドラッグ＆ドロップで項目全体を選択し、それをさらにドラッグ＆ドロップで移すと良いです。
１項目毎移すと、再度に項目を整形しないといけません。全体を選択すると項目間の間隔などは保たれるので便利です。
レポートビューにて内容を確認すると以下のようになります。
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